Протокол загальних зборів ОСББ: структура, зміст, зберігання
Автор: Редакція Svitlo-Lux. Опубліковано , оновлено . Перевірка (правова): затверджено (Власник проєкту).
Факти на цій сторінці звірено з офіційними джерелами станом на ; наступна перевірка до . Умови змінюються: перед рішенням відкрийте офіційне джерело.
Протокол загальних зборів ОСББ є головним доказом того, що рішення про проєкт ухвалено. Його перевіряють банк, підрядник, оператор програми і, у разі спору, суд. Тож краще оформити документ повно з першого разу.
Що має містити протокол
Закон описує зміст протоколу для установчих зборів, а збори загального складу проводяться за відповідним порядком. Орієнтуйтеся на такий перелік відомостей і звіртайте його зі статутом.
- ініціатор зборів;
- дата, час і місце проведення, а також засоби зв’язку, якщо хтось брав участь дистанційно;
- загальна кількість співвласників будинку;
- загальна площа квартир і нежитлових приміщень;
- кожен співвласник або його представник, що взяв участь у зборах чи письмовому опитуванні: прізвище, ім’я, по батькові, номер приміщення, його площа і документ про повноваження представника;
- обраний голова зборів;
- порядок денний;
- підсумки голосування щодо кожного питання.
Структура протоколу у вигляді плану
Готового шаблона для завантаження ми не пропонуємо, адже форма має відповідати статуту. Ось логіка розділів, яку зручно перенести у ваш документ.
- Шапка. Назва ОСББ, вид зборів, дата, місце, ініціатор, спосіб участі.
- Відомості про будинок. Кількість співвласників і загальна площа, з якої рахуються голоси.
- Присутні та представники. Додаток-реєстр з площами та документами представників.
- Порядок денний. Питання в тому формулюванні, що було в повідомленні.
- Рішення з кожного питання. Текст рішення, голоси «за» і «проти» у площі й відсотках.
- Письмове опитування. Якщо воно було, дата початку, дата завершення, підсумок додаткових голосів.
- Підписи. Голова зборів або інша уповноважена особа підписує документ; для установчих документів закон прямо вказує такий підпис.
Зберігання, повідомлення, доступ
Листки опитування у паперовій формі нумерують, прошнуровують і зберігає правління або інша уповноважена співвласниками особа. Повідомлення про прийняті рішення із результатами по кожному питанню надається в письмовій формі кожному співвласнику під підпис або надсилається рекомендованим листом не пізніше ніж за п’ятнадцять календарних днів з дня зборів чи завершення письмового опитування; збори можуть визначити й інший порядок оповіщення.
Співвласники мають право ознайомлюватися з рішеннями і протоколами зборів, а також із затвердженими ними документами та робити копії. Рішення зборів, ухвалене відповідно до статуту, обов’язкове для всіх співвласників, але його можна оскаржити в суді.
Що робити з протоколом далі
Після підписання
- розіслати повідомлення про результати у строк;
- зберегти оригінал і скан у архіві правління;
- підготувати витяг для підрядника та банку;
- додати витяг до заявки на платформі, коли будете реєструвати збір.
Як записувати результат голосування
Найслабше місце типових протоколів - підсумок. Записуйте його по кожному питанню в однаковій формі: текст рішення, площа голосів «за», площа голосів «проти», площа тих, хто не голосував, частка від загальної площі будинку та висновок про прийняття або неприйняття. Висновок без цифр не дає змоги перевірити рахунок.
| Дефект | Наслідок | Виправлення |
|---|---|---|
| Відсутній реєстр із площами | Неможливо відтворити підрахунок | Додати реєстр як додаток |
| Питання сформульоване інакше, ніж у повідомленні | Підстава для оскарження | Копіювати формулювання з повідомлення |
| Не позначено письмове опитування | Незрозуміло, коли набрано голоси | Окремий розділ із датами початку й кінця |
| Немає документів представників | Голоси можуть не зарахувати | Прикріпити довіреності |
| Протокол складено без підписів | Документ не приймуть банк і оператор | Підписати уповноваженою особою |
Що з протоколу потрібно іншим
Банк, підрядник чи оператор програми, як правило, запитують не весь реєстр, а витяг. Тому готуйте два рівні: повний протокол з додатками для архіву ОСББ та витяг без персональних даних. Для платформи важливі документи про реєстрацію ОСББ і підтвердження повноважень, а саме рішення про проєкт та кошторис.
Електронні документи та підписи
Закон допускає листки опитування в електронній формі, підписані кваліфікованим електронним підписом. Електронні документи створюються з дотриманням законів про електронні документи та електронні довірчі послуги. На практиці це означає три речі: підпис має бути кваліфікованим, файл потрібно зберігати так, щоб можна було перевірити його цілісність, а перелік таких листків слід додати до реєстру голосування.
Якщо частина співвласників голосує на папері, а частина електронно, підсумок у протоколі має об’єднувати обидва масиви голосів. Запишіть окремо кількість паперових і електронних листків, щоб ревізійна комісія могла швидко звірити цифри.
Архів і строки
Правління або інша уповноважена особа відповідає за збереження протоколів та листків опитування. Визначте у внутрішньому порядку, де зберігається оригінал, хто має доступ і як видаються копії співвласникам. Строки зберігання окремих документів встановлює законодавство та статут, тому уточніть їх у юриста; без такого уточнення не знищуйте жодних листків, поки не минули можливі строки оскарження рішення.
Наступні кроки
Джерела
- Закон України «Про об’єднання співвласників багатоквартирного будинку» (№ 2866-III, чинна редакція), Верховна Рада України (офіційне джерело), переглянуто
- Закон України «Про внесення змін до деяких законів України щодо спрощення управління багатоквартирними будинками» (№ 3270-IX), Верховна Рада України (офіційне джерело), переглянуто
Матеріал має загальний інформаційний характер і не є проєктом електропостачання, юридичною чи фінансовою консультацією. Розрахунки орієнтовні; монтаж і вибір захисту виконують лише кваліфіковані фахівці. Платформа не приймає і не зберігає кошти.